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Il n'y a aucun lien entre GreenSI et la société informatique récente du même nom --- - . Fourni par Blogger.
dimanche 15 septembre 2013

Et si nos boites mails d'entreprises devenaient intelligentes ?

Maintenant que l'activité des entreprises s'est réveillée après la torpeur de l'été, nous avons certainement tous partagé une même corvée à notre retour: trier nos emails!

Et cette année la tâche fut encore plus rude, car soutenue par la croissance du nombre d'emails échangés. Selon Mashable, de l'ordre de 145 milliards d'emails envoyés par jour à fin 2012. A titre de comparaison, il n'y a que 4 milliards de commentaires et de photos partagés chaque jour sur Facebook (qui a cependant une base installée d'utilisateurs 3 fois moins importante).  Pas de doute, nous vivons bien encore dans un monde d'emails, malgré le développement des réseaux sociaux, qui d'ailleurs en génèrent eux aussi de plus en plus...

La majorité de ces emails sont des spams (65%) et heureusement la majorité de ces spams n'atteignent jamais leurs cibles. Des destinataires déjà bien occupés 11,2h par semaine à traiter ceux qu'ils reçoivent (28% d'une semaine de 40h).



La situation est cependant assez paradoxale. Tout le monde parle du temps qu'il passe a traiter ses emails, et chacun continue à utiliser cet outil de plus belle, pour des conversations qui ressemblent toutes à "Re:Re:RE:TR:RE..."

Sherlock Holmes nous dirait que quand on a éliminé l'impossible, quoiqu'il reste, aussi improbable que ce soit, doit être la Vérité. Cette vérité que personne n'ose dire est pourtant toute simple :
Tout simplement parce que ce n'est plus possible. Mais comment choisir ceux qu'il faut lire et ceux qu'on ne devrait pas lire?

Qu'est-ce qui se profile du côté des particuliers?

Explorons un peu du côté de la technologie grand public pour identifier des options pour l'entreprise (Règle #9 de GreenSI), et plus particulièrement du côté de la dernière interface de Gmail et de OneCub.



Depuis Août, Gmail a une boite "principale" qui s'est vidée de ce que Google considère être des promotions, des notifications sociales, des abonnements a des forums ou des newsletter ou des "mises à jour". Comment? Grâce a sa technologie de recherche et de catégorisation.



Ceci dans l'interface sur PC mais aussi sur mobile et tablettes.
Franchement pour utiliser l'option depuis son activation, c'est redoutable. On redescend d'un coup à une dizaine d'emails par jour, triés automatiquement par Google (depuis 100 à 150).

On peut aussi les déplacer d'une boite à l'autre et Gmail apprend la règle pour ne plus avoir à le faire la prochaine fois avec ce destinataire. Après quelques jours d'apprentissage pour récupérer des mails importants perdus dans les autres boites, la solution est relativement fiable.

Sans surprise, la boîte la plus chargée est rapidement "promotions".
Bon c'est vrai que pour aimer cette fonction il ne faut pas être stressé par un robot qui lit tous vos emails avant vous. De toutes les façons il le faisait déjà pour cibler la pub. Si vous ne voulez pas qu'on lise vos emails... ne les écrivez pas!

En effet, les conditions générales des services changeant de façon unilatérale si souvent, et la conservation des écrits numérique étant longue et ne dépendant pas de vous, immanquablement vos écrits tomberont un jour sur l'écran d'une personne a qui vous n'avez pas explicitement donné accès au moment de les rédiger (Règle #17 de GreenSI).

Cette nouvelle fonction de Gmail, chamboule tellement les usages du marketing toujours généreux en emails promotionnels, que j'ai déjà reçu plusieurs emails de VPCistes, certainement très inquiets par la chute de trafic qu'ils ont constaté suite à leur dernière campagne d'emailing.  A tel point qu'ils nous expliquent comment remettre leur courriers dans la boite principale et ainsi ne rater aucune bonnes affaires...






Bien avant Gmail, OneCubeune startup française, avait lancé un service similaire cette année. Mais plus orienté comme intermédiaire entre les utilisateurs et les marques pour atténuer la pression de l'email promotionnel.
 
OneCub vous fournit une "ultime" adresse mail  pour trier les flux qui arrivent (je sais c'est étrange de vouloir réduire les emails en créant une adresse de plus!) . Mais OneCub sait aussi accéder à votre boite mail classique et les rapatrier pour être triés dans OneCub.

Votre boite mail devient un tableau de bord avec une fiche par "partenaire" qui permet de regrouper automatiquement toutes les relations que l'on a avec ce "partenaire", en distinguant le service client, les commandes, les promotions,...
De quoi vous aider à mieux gérer vos relations qu'un simple tri chronologique ou par conversation.

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En validant la liste des partenaires que l'on souhaite gérer, tous les autres passent en spam. L'idée est séduisante et relève du domaine "VRM" pour Vendor Relationship Management en fort développement aux Etats-Unis. Pour résumer, c'est l'équivalent du CRM, mais à l'envers quand le client reprend le pouvoir: ses opt-in, ses données, la finalité de ses achats (durable, bio...). C'est le client qui gère les fournisseurs et les relations qu'ils veut avoir avec et non l'inverse.

Quelle leçon pour l'email d'entreprise?

Les chasseurs de spam dans nos boites d'entreprises, ne sont que des balbutiements de catégorisation intelligentes, basées sur les expéditeurs classés dans des listes blanches ou noires, mises à jour régulièrement.
Ces deux exemples grand public, sont certainement le signe que l'avenir du déluge d'email passera par plus d'intelligence dans nos boites d'entreprises
  • OneCub, suggère de redonner le pouvoir aux utilisateurs et de les laisser maitriser eux même ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Plus celui qui envoi l'email.
  • Une autre idée est celle que la classification que vous attendez pourait être un tableau de bord et non chronologique. Par exemple : Vos Collaborateurs, Votre hiérarchie, le projet X, les actions à traiter (notifications de validations de congés, facture...) ...
  • Gmail, suggère que le potentiel d'analyse automatique des emails est certainement considérable. Mais y a de gros obstacles autour de l'emails d'entreprise si l'entreprise cherche a y accéder. Problème que le grand public contourne en laissant libre choix a l'utilisateur d'utiliser le service et de lui faire valider les fameuses conditions générales, alors que dans l'entreprise le salarié n'a pas le choix de ses outils et il y a rarement des conditions générales.
    Mais cela n'est pas incontournable et peut se traiter en laissant le salarié donner son accord lors de l'activation d'un service de catégorisation automatique des emails par exemple. L'information des représentants des salariés étant obligatoire.
Le second enseignement que l'on peut tirer de ces solutions, c'est que l'avenir passera par une sélection des emails que l'on reçoit et non par la lecture de tous les emails et encore moins leur tri manuel comme les salariés bien organisés continuent à faire.

L'interface "à la Outlook" avec des dossiers est devenue une chimère. On a plus assez de temps pour tout lire et tout trier. D'ailleurs relisez bien votre contrat de travail, quel serait la conséquence de ne pas répondre à un email ?
 
Et pour pousser le bouchon plus loin, une salariée s'est fait licencier récemment pour trop utiliser Facebook et ne pas laisser assez de temps a ses objectifs.

Trier ses emails pourrait très bien rentrer dans cette catégorie de tâches improductives puisque le salarié ne maitrise pas la qualité et le nombre des mails qu'il reçoit, et passe donc une bonne partie se son temps sur des emails inutiles qui le détournent de ses objectifs. Mais il ne le sait qu'après les avoir ouverts et les avoir lus...

Arrêtez donc de trier vos emails avant qu'on ne vous le reproche ;-)

Et si nos boites mails d'entreprises devenaient intelligentes ?
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