lundi 24 septembre 2012

L'évaluation des coûts des projets, une compétence oubliée?

L'évaluation des coûts des projets, une compétence oubliée?


En faisant un peu de ménage dans mon bureau je suis tombé sur un vieux support de formation en "Gestion de projets informatiques" de Cap Sesa Institute (avant de rajouter Gemini et Sogeti dans son nom, mais déjà avec l'as de pique comme logo). Un séminaire de 3 jours au Sofitel Paris du 18 au 20 Juin 1990. Pas tout jeune.

Je l'ai feuilleté machinalement quand j'ai réalisé qu'après les préliminaires sur ce qu'est un projet, plus du tiers du support traite de l'évaluation de la réalisation et du chiffrage des projets. Le reste sur l'organisation des équipes.

Je fonce sur Google trouver des programmes de formation en gestion de projet sur 3 jours, et mon intuition se confirme, en 2012 il n'y a presque rien sur l'évaluation des coûts et de la réalisation. Tout porte aujourd'hui sur l'organisation, les équipes, la motivation, la conduite des changements, le suivi budgétaire... bref, sur la mise en œuvre et pas sur la préparation.

C'est vrai que la presse informatique de l'époque était échaudée par des dérapages de grands projets comme celui de l'US Air Force estimé à $1,5 millions, contractualisé à $400.000 (ils sont forts ces acheteurs!) et qui a terminé à $3,7 millions. En cause, la concurrence entre sociétés prêtes à tout pour remporter des marchés prestigieux, l'oubli de tout ce qui n'était pas indispensable... comme la documentation (sic!) et surtout l'inexpérience pour évaluer et piloter ces projets.
Les années 1990 c'est aussi la publication du rapport célèbre, « The Chaos Report », publié par le Standish Group, qui établissait que le taux d'échecs des projets observé aux États-Unis entre 30 et 40 % selon la taille des entreprises.

Dans un tel contexte, les méthodologies et l'estimation des projets était quelque chose d'essentielle et figurait en bonne place dans toutes les formations de jeunes chefs de projets.
On y apprenait :
  • le mythe de l'homme mois de Frédéric Brooks, expert en génie logiciel, dont il reste de nos jours le célèbre adage: "on ne fait pas un enfant avec 9 femmes pendant 1 mois" et la fameuse Loi de Brooks " Ajouter des ressources humaines à un projet en retard sur les prévisions ne fait qu'accentuer ce retard"...

  • la précision sur les estimations qui dépend de la phase (on estime avec moins de précision dans les phases amont par rapport à après la conception). D'où l'importance de faire de la réévaluation des estimations au fur et à mesure de l'avancement du projet. Aujourd'hui je vois passer beaucoup d'estimation de projets, peu prennent du recul sur la précision de l'estimation, voire nombreuses maximisent l'estimation pour y intégrer la marge d'erreur de la précision (on dit "avoir du gras, non?")

  • et surtout les nombreuses méthodes d'évaluation de l'époque, dont peu sont encore utilisées systématiquement. Elles sont classées par type :
  1. Le modèle algorithmique qui repose sur l'hypothèse que le coût est fonction d'un certain nombre de variables,

  2. Le jugement d'expert, ou de plusieurs et la recherche d'un consensus quand les chiffres sont ensuite partagés entre experts. Une très belle application de l'intelligence collective et des réseaux sociaux d'entreprise que je n'ai pas encore rencontrée,

  3. L'analogie ou la référence a des projets comparables, ce qui suppose d'avoir une base de données de ces projets et surtout d'avoir effectué un retour d'expérience à la fin des projets pour comparer avec le réalisé... pas avec le prévisionnel.

  4. La loi de parkinson exprimée en 1958 bien avant les projets informatiques dans les entreprises qui dit que le coût est fonction des ressources disponibles et donc que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement !
    Pas faux dans certains cas et je suis un partisan du corollaire qui consiste a dire qu'avec moins de ressources on a des équipes plus "créatives" pour trouver des solutions plus simples... Les plus branchés parleront du "design to cost" et ceux qui s'intéressent à la théorie de l'évolution des espèces et à Darwin y retrouveront des analogies. Combien on est prêt à y mettre (ROI, délais...)? Qu'est-ce qu'on peut faire pour ce prix là?

  5. La meilleure offre qui est la seule démarche généralisée qu'il reste en 2012 et dont on connait les limites. Avec ses travers quand on oubli que la qualité de l'évaluation repose sur la réelle mise en concurrence e sur la non communication de son budget. Que penser des chefs de projets qui pour chiffrer un projet demandent une offre à une seule société de service, pressés par les délais...

  6. La méthode globale ou "top down". On estime le coût global, avec des experts par exemple, puis on applique des ratios de décomposition pour chacune des phases. Cela permet ensuite en fonction des ressources disponibles d'en faire le calendrier. Ex. une conception de ne doit pas coûter plus de 30% d'un projet par exemple.

  7. Les méthodes analytiques ou "bottom up", qui estiment individuellement chaque composant de façon détaillée, puis le coût global pas agrégation. C'est une démarche que l'on rencontre encore de nos jours dans les équipes projets plus chevronnées. Les fameux "points de fonctions d'Albrecht" l'unité d’œuvre fonctionnelle couplée à l'évaluation de la complexité de réalisation et à des ratios en fonction des technologies employés et déterminés par retour d'expérience de projets précédents.
    Et qui se souvient encore de la méthode COCOMO pour "Constructive Cost Model" dont l'ouvrage de référence a été publié en 1981?

En bref, une matière riche qui avait même ses règles d'or. Je vous en livre quatre:
  • Eviter de deviner : prendre le temps de réfléchir , ne jamais répondre sans avoir étudier la situation calmement
  • Prévoir du temps pour l'estimation et la planifier
  • Utiliser des données de projets précédents
  • Prendre l'avis des développeurs qui vont effectivement effectuer le travail
En 2012, l'évaluation des projets ne me semble plus une discipline aussi bien maîtrisée par la majorité des chefs de projets. On parle beaucoup de coûts en euros mais peu en unités d’œuvre. Et parfois on est même prêt accepter que ça coûte cher si c'est livré rapidement... ça ne vous rappelle pas une règle qui dit l'inverse ;-)

L'évaluation des projets n’intéresserait-elle plus que les responsables des risques dans les SSII, au point de ne figurer qu'en version très allégée dans les programmes de formation?

C'est vrai que c'est un peu la fin des grands projets, du moins les entreprises hésitent à les engager et les préparent peut être mieux. Et puis avec les progiciels d'abord puis le SaaS maintenant, ont a réduit la part de développement spécifiques qui rendaient incontournables ces méthodes. Enfin le développement des approches agiles qui visent aussi a réduire l'effet tunnel et donc finalement à maitriser l'évaluation en la concentrant sur quelques fonctions à chaque round.

Mais développement logiciel ou pas, les projets et leur complexité restent. L'estimation précise de leur réalisation doit toujours être appréciée. Et je ne sais pas pour vous mais ce vieux manuel me fait prendre conscience qu'on est quand même moins au point que nos anciens.

Qu'est-ce que vous en pensez?
Quelle est votre expérience sur le sujet?


NB: Et pour les collectionneurs ou les nostalgiques qui voudraient ce collector de 1990 et la méthode Expert de Sogeti complète dans son coffret d'origine de 1985... dites le moi je les mettrai sur eBay ;-)

lundi 17 septembre 2012

L'ERP 2.0 est en marche : plus Social, Mobile et dans le Cloud

L'ERP 2.0 est en marche : plus Social, Mobile et dans le Cloud

Ce billet est extrait du livre blanc "Tendances  ERP" que vous pouvez télécharger à l'adresse suivante www.tendances-erp.com et retrouver la vision de 9 professionnels des technologies de l'information.

En 40 ans, l’ERP s’est imposé dans le périmètre des systèmes d’information après avoir traversé de multiples ruptures technologiques. Son « inventeur » SAP est toujours un leader du marché (et le premier éditeur européen) mais est-ce que l’ERP aura la capacité d’absorber les nouvelles tendances technologiques et de continuer à répondre longtemps aux besoins des entreprises?

L'ERP 2.0 est en marche : plus Social, Mobile et dans le Cloud

Chaque année je donne un cours sur la mise en place des ERP, à des élèves ingénieurs de l'École des Mines. À chaque actualisation de mon cours, je m’aperçois que l’évolution de « cet animal tentaculaire », apparu dans les années 80s et qui depuis se déplace dans tous les départements de l’entreprise, est un formidable témoin de l'évolution des systèmes d'information.
Je me pose toujours la même question : est-ce que l'ERP est le dernier des dinosaures que ces élèves, après être entrés dans le monde du travail, ne rencontreront dans leur carrière que sous la forme de squelettes ou d’application « legacy » en voie d’extinction?
Ou est-ce que l’ERP aura la capacité d’absorber les nouvelles tendances technologiques et de continuer à répondre longtemps aux besoins des entreprises?

Les ruptures technologiques et organisationnelles

L’ERP n’en est pas à sa première rupture. Après ses premières releases R1 et R2 sur mainframes, SAP a abordé le client serveur avec SAP R3 (dès 1992). Ce changement de technologie fut l’occasion pour Oracle Applications et d’autres acteurs de rentrer sur le marché créé par SAP. Depuis, d’autres ruptures technologiques ou organisationnelles se sont présentées à lui, et qu’il a su absorber pour poursuivre son évolution avec, à chaque fois, une certaine redistribution des cartes de la concurrence.
L’ERP a surmonté :
  • les échecs de nombreux projets ERP, liés à la complexité de la coordination dans un monde où les besoins des entreprises évoluent très vite et où les méthodes de gestion de projet ne suffisent pas à réduire tous les risques,
  • l’Internet et les architectures web avec le navigateur comme client, qui ont bouleversé l'approche client-serveur et redéfini l’ergonomie attendue par les utilisateurs,
  • le CRM qui s'est développé d'abord en dehors de l'ERP puisqu'il n'était pas tourné vers la gestion des ressources de l'entreprise mais vers ses clients, puis a été intégré avec plus ou moins de succès dans les offres progiciels,
  • l'open source, avec OpenERP dont le fondateur, tout juste majeur, était venu en 2005 présenter dans mon cours : comment après avoir développé le système de gestion de la PME de son oncle en Belgique, il allait concurrencer SAP en basculant le code dans une communauté Open source. Et en plus il l'a fait!
  • la SOA et les architectures orientées services qui ont fait tomber la querelle du "best of breed versus ERP unique". En d'autres termes, doit-on prendre le meilleur dans chaque domaine fonctionnel ou celui qui couvre au mieux tous les domaines ? L'avenir est maintenant à l'intégration flexible de services pour couvrir le périmètre fonctionnel choisi. Oracle Applications, avec son projet Fusion, s’est appliqué ce principe pour tenter de « digérer » ses nombreuses acquisitions de progiciels spécialisés qui complétaient son offre,
  • le décisionnel avec l’acquisition d’éditeurs indépendants et l’intégration de leurs technologies (Olap,…) dans les offres. Car les ERP sont architecturés pour gérer le transactionnel, parfois au niveau de plusieurs pays. La demande par le management de fonctionnalités de « navigation » dans les données ou de décisionnel plus avancé comme l’historisation, le pilotage temps réel ou les modèles statistiques, demandent une architecture de données plus élaborée.
  • la PME : en réponse aux premières difficultés des grands éditeurs, qui une fois le marché des grands comptes internationaux et nationaux saturé, ont essayé de proposer des offres pour les PME, plus simples et pré-configurées.
Il faut donc reconnaître qu'ils ont la peau dure ces dinosaures. Car après toutes ces ruptures, l'ERP se porte encore bien!

Les trois prochaines révolutions

Les ERP se préparent même à aborder les trois prochaines révolutions qui sont en train de transformer tous les systèmes d’information en commençant par le premier d’entre tous (l’Internet) :
  • Le Cloud : avec le Cloud, une partie du système d’information n’est plus conçue, développée et hébergée dans l’entreprise via des projets d’investissement longs et lourds, mais achetée en ligne, à la demande et payée à l’usage. L’offre Cloud s’est développée largement, en commençant avec les plateformes « brutes » (Platform as a Service) où Amazon règne en maître mais où Microsoft et IBM affutent leurs armes, les environnements de développement (Infrastructure aaS), les progiciels (Software aaS) voire dans les années à venir les processus métier (Business Process as a Service).

    Le SaaS et le BPaaS sont bien sûr très impactant pour le marché des ERP puisque de nouveaux éditeurs apparaissent avec des offres en ligne locatives très attractives, ne demandant pas d’investissement et réduisant la complexité de mise en oeuvre. Ils capturent assez facilement les premières entreprises séduites par ce modèle. Notamment dans les domaines CRM où Salesforce a créé la catégorie dès 2004 et dans les RH où l’ERP ne régnait pas toujours en maître.

    C’est aussi impactant pour tout l’écosystème qui gravite et vit autour des ERP, les intégrateurs SSII en premier, car une solution SaaS demande moins d’intégration qu’une solution sur site… Les grands éditeurs abordent ce virage en rachetant d’autres sociétés et les compétences qui vont avec. Cependant la transformation ne sera pas brutale, car économiquement il est difficile de remplacer un modèle licence+maintenance par un modèle à l’usage pour des questions de trésorerie. Et comment financer les investissements en infrastructure? Mais avec le temps, ceux qui n’aborderont pas ce virage seront certainement en grande difficulté… et les systèmes d’information de leurs clients avec!

    Tous les domaines fonctionnels ne seront pas concernés tout de suite. Ceux qui vont demander de la collaboration interne entre salariés ou avec l’externe, sont ceux qui seront privilégiés, car le Cloud est très adapté à leur déploiement.

  • Le Social : avec le Social, dont les réseaux sociaux sur Internet ou dans l’entreprise, en sont les premières manifestations, c’est la promesse d’une alternative aux processus structurés des ERP pour faire fonctionner l’entreprise. Bien sûr, l’ERP sera toujours indispensable pour comptabiliser et assurer le suivi des opérations, mais une partie des interactions entre salariés se feraient dans le réseau social et non plus sous la forme de workflow et de règles d’escalades compliquées comme actuellement avec les ERP.

    La règle des 80-20 incite au contraire à n'automatiser que 80% des cas les plus fréquents et laisser faire la collaboration "humaine" pour les autres cas. Remettre par exemple de l’humain pour répondre aux cas particuliers qui complexifient les processus et où un oeil humain trouve la solution en quelques secondes : affectation de factures fournisseurs incomplètes, identification d’experts, évaluation des fournisseurs...

    Une étude du très sérieux cabinet McKinsey, publiée cet été (The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies) annonce des gains de productivité de 20 à 25% pour les entreprises qui sauront s’appuyer sur les technologies sociales dans l’entreprise et avec leurs partenaires. Les premiers auront un avantage concurrentiel.
    Les principaux ERP ont donc bien compris cette tendance et passent des partenariats avec des outils sociaux (ex. Jive) ou rachètent des sociétés avancées sur le SaaS et le Social. SAP s’est emparé de Successfactors, il y a plus d’un an, et s’appuie maintenant sur ses compétences pour aborder ces ruptures. Salesforce a construit son réseau social Chatter et a fait l’acquisition de Radian6 pour l’écoute des réseaux sur Internet. Oracle a fait le choix de construire son propre réseau social. On n’est qu’au début de cette évolution qui va être structurante pour nos systèmes d’information.

  • Le Mobile : en 2012 il va se vendre plus de smartphones que de téléphones classiques, pour des équipements qui se renouvellent en moins de 18 mois et que les salariés commencent à amener dans l’entreprise (BYOD) quand cette dernière ne leur en fournit pas un. Ne nous y trompons pas, le mobile, sous sa forme de smartphone ou de tablette, va être une forme dominante d’accès à l’information. Les ERP ne peuvent pas rater cette rupture qui va très au delà des premières applications mobiles lancées depuis quelques années par les éditeurs (généralement pour les forces de ventes). Car une application mobile ce n’est pas sa version web sur mobile. Son ergonomie doit être repensée et s’appuyer sur les atouts de ces nouveaux terminaux, utilisables dans différentes situations et bourrés de capteurs : géolocalisation, NFC, code barres… Le décisionnel, par exemple, se prête très bien à la tablette avec la navigation dans les données et les tableaux de bords dynamiques.

    La décision de SAP de déployer en interne des iPad auprès de plus de 14.000 de ses salariés, devenant ainsi le premier client entreprise d’Apple, est un signe qui montre que pour une fois ce n’est pas le cordonnier qui est le plus mal chaussé! Cela n’a pas encore révolutionné son offre mais au moins l’étape de l’adoption semble passée.

Feuille de route de l’ERP 2.0

L'ERP 2.0, dans le Cloud, plus Social et Mobile est donc en marche.
De nombreux prétendants sont positionnés. Ceux qui sortiront gagnants de cette course sont ceux qui sauront capitaliser sur les fondamentaux de l'ERP, sa base de données unique pour gérer l'ensemble des ressources de l'entreprise, son architecture ouverture et ses capacités décisionnelles, mais qui sauront aussi permettre :
  • L’intelligence collective : des modes de collaboration pour enrichir intelligemment les processus avec l'appui de réseaux sociaux,
  • Le poste de travail collaboratif : le repositionnement de l'individu au coeur de cette entreprise avec un poste de travail lui permettant une collaboration étendue incluant les processus de l’ERP,
  • L'entreprise numérique : l’accompagnement de la numérisation totale de tous les échanges de l’entreprise et des collectivités qui sont en train d’exploser : bulletins de paie jusque dans les coffres forts numériques des salariés, devis et bons de commandes sur les places de marchés électroniques, factures clients ou fournisseurs, bons de livraison, etc.. Une tendance aussi très forte avec l’administration qui prend progressivement la voie de la dématérialisation.
C’est l'hypothèse de GreenSI pour la feuille de route d'une espèce qui me semble donc être amenée à survivre, mais qui devra s’adapter. Peut être sous la forme d'un grand oiseau, plus léger et plus souple que le lourd animal qui pendant 40 ans a jeté les bases de l’informatique de gestion et dont le squelette fera le bonheur des futurs paléontologues de l'informatique.
Et nous sommes tous concernés par cette évolution. Car à défaut de faire les bons choix d’ERP, veillons à ce qu’elle n’entraîne pas notre système d’information dans une obsolescence rapide.
Accès au livre blanc: www.tendances-erp.com . Et pour faire le point sur les dernières offre, profitez aussi du salon "Solutions ERP" à la Défense du 2 au 4 Octobre 2012.

samedi 8 septembre 2012

L'ebook numérique: un objet marchand et social qui s'assume

L'ebook numérique: un objet marchand et social qui s'assume

Des philosophes et écrivains ont publié cette semaine dans "le Monde", un pamphlet d'arrière garde sous le nom du collectif des 451 :"Le livre face au piège de la marchandisation".

Pour résumer, ce collectif considère les e-books comme des "marchandises" qui ne remplaceront jamais "l'objet social, politique et poétique" qu'est le livre. Il n'en fallait pas plus à GreenSI pour réagir et défendre le numérique.

Comme toutes les industries, l'industrie du livre devra s'adapter. Et elle a déjà su le faire depuis le papyrus en passant par Gutenberg, les formats de poches ou l'arrivée des supermarchés. Le numérique n'est qu'une évolution de plus. La préparation a cette mutation devra être accompagnée, et c'est la responsabilité sociale de cette industrie et non celle des "autres" (Amazon, Google, Apple,....) de s'y préparer.

Cette adaptation est inéluctable et sa proximité ne doit pas, comme pour la musique quelques années avant, figer l'industrie du livre dans une vaine résistance, dont ce pamphlet ne serait qu'une prière incantatoire. Et il est toujours difficile de s'adapter à un processus qui évolue lentement comme illustré dans la vidéo de la grenouille que GreenSI évoque régulièrement (Al Gore: une vérité qui dérange). Cela demandera donc plus que des prières incantatoires pour réagir.

Et si l'industrie du livre ne réagit pas elle va tout simplement laisser ces fameux "'autres", groupes mondiaux et technologiques, redéfinir ce qu'un livre sera demain.
 
Car écrire avec grand éclat dans Le Monde que "nous rejetons clairement le modèle de société que l'on nous propose, quelque part entre l'écran et la grande surface" n'amènera pas bien loin si aucun autre modèle n'est proposé aux lecteurs par ce collectif.

La réalité c'est que les "autres" eux proposent un modèle. Et les consommateurs (ceux qui financent les artistes) commencent à se laisser séduire.


Ce pamphlet suppose que le livre (le contenant) délivre une expérience unique en fonction de son age, de son papier, de son format, ce qui est vrai. Mais le contenu du livre papier lui peut profiter de ce nouveau terminal pour enrichir la relation avec le lecteur. Et cela n’empêchera pas ceux qui le souhaitent de conserver l'ancien terminal (le livre papier) dans les cas où cette forme est la plus appropriée.  L'expérience n'est donc pas liée qu'a des paramètres physiques et au contraire le numérique peut la redéfinir.

Le collectif se trompe quand il conclu que le livre numérique est "un fichier de données informatiques qui ne sera jamais un livre". Car le concept de "livre" a évolué avec les ages et le numérique lui permettra encore d'évoluer. Par exemple prenons l'encyclopédie, cet ensemble de livres que tout bon père de famille dans les années 60 se devait d'offrir a ses enfants pour qu'ils réussissent leurs études. D'abord balayé par sa forme numérique sur CD-ROM (Microsoft Encarta), aujourd'hui Wikipedia, du haut de ses 10ans, a démontré la pertinence d'un modèle numérique et collectif pour gérer le savoir.

On a l'impression d’assister au même scénario que la musique il y a quelques années. On refuse d'admettre que le consommateur en 2012, zappeur et butineur, ne veut plus consommer comme en 1980.
Que le forfait dans les mobiles a déjà montré la voie.
Que la majorité de l'internet est financé par la publicité, pour le meilleur (rôle de l'internet dans les révolutions arabes) ou pour le pire (le spam).

En remplaçant dans ce pamphlet le mot "livre" par "33 tours" et "livre numérique" par "CD", ce texte aurait pu être publié en 1990 avec l'abandon progressif du 33 tours devant les CDs. Car reconnaissons qu'avoir un 33 tours dans les mains et de toucher ses sillons, c'est une rencontre avec l'artiste par rapport à cette succession de bits jetés sur un morceau de plastique brillant ;-)

Oui le livre est devenu une marchandise, qui s'assume et qui est devenue abordable. Elle n'est plus réservée à une élite et son coût se réduit depuis les premiers grimoires de la renaissance. Et c'est tant mieux pour l'accès à la culture par tous et partout (tous les terminaux). Surtout quand la majorité de son prix (70% chez Amazon pour le livre numérique) revient à son auteur, ce qui est loin d'être le cas dans le modèle papier actuel.
Mais toutes les maisons d'édition ne l'ont pas encore compris et on trouve des ebooks plus chers que la version poche, allez comprendre...


Oui le livre numérique peut aussi être un objet social. Certes il permet "un lien, une rencontre" avec son auteur mais aussi avec les autres lecteurs. L'auteur est devenu animateur d'une discussion entre lecteurs, qui va au delà du texte d'origine, ce qui en fait un objet encore plus social que le livre papier.

Et on est loin d'avoir encore imaginé toutes les expériences de lecture du livre de demain quand on pense à l'interactivité des bandes dessinés ou aux livres éducatifs.

Alors pourquoi ne pas mobiliser votre énergie pour proposer à vos lecteurs un modèle alternatif, par exemple une nouvelle expérience de lecture, une offre pour les malvoyants, de l'abonnement au forfait, du service comme de télécharger son ebook après avoir acheté un livre papier, du stockage de livres papiers une fois lus, de jouer la complémentarité avec un réseau national de libraires,...bref creusez vous les méninges.

L'avenir du livre est à écrire et non a enterrer.

Et le livre numérique est là pour durer avec 115% de croissance par an dans les scénarios les plus probables.





Heureusement des libraires numériques sont déjà à l'action. La nouvelle graine est en train de germer pendant que le vieux chêne se meurt. Merci aux Bookcast, Numilog, Didactibook, Decitre... aidés par les Fnac, Darty et autres Virgin qui développent sa notoriété auprès du public français.


Wikis: et si le bon vieux fichier était dépassé?

Wikis: et si le bon vieux fichier était dépassé?

Pour conserver de l'information textuelle nos utilisateurs ont généralement développé le réflexe de créer un fichier pour la stocker, lui donner un nom et deux semaines plus tard... ne plus savoir où ils l'ont rangé!
La bureautique individuelle leur ayant donné ce pouvoir de créer et ranger eux même leurs fichiers, par rapport aux approches plus centralisées des premiers traitements de texte (machine Wang par exemple, avec un serveur central qui intégrait une recherche de l'information).

Un réflexe patiemment appris au contact d'informaticiens pour qui c’était la meilleur structure pour ranger des enregistrements au même format (la fameuse extension .doc ou .xls), pour organiser tout cela dans un système de fichiers hiérarchique et pour les déplacer d'un support à un autre, préalablement bien formaté pour recevoir cette structure. Aux origines ces supports étaient des... fiches perforées qui "nourrissaient" un ordinateur central avec peu de mémoire de stockage. Ce n'est pas tout jeune!

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En 2012 ce paradigme du fichier individuel est toujours dominant et les nouvelles plateformes d'échanges de fichiers, de Megaupload à Box.net en passant par Dropbox et les nouveaux entrants que sont Google Drive et Microsoft Skydrive, continuent d'utiliser ce concept. Même si il devient de plus en plus virtuel (ou logique) car ce qui a changé c'est le stockage dans le Cloud. On n'a plus besoin de manipuler nos fichiers, on les retrouve de là où on se connecte. Une tendance forte souvent traitée dans GreenSI.

En revanche coté organisation de l'information par les utilisateurs on reste dans ce modèle initial totalement fragmenté, décentralisé et individuel que l'on cherche a compenser :
  • par des moteurs de recherche scannant les multiples sources et le contenu des documents,
  • par du partage de fichiers par email (le massacre...)
  • par  du stockage dans des bases documentaires ajoutant des critères de classement pour mieux s'y retrouver et en finir avec le stockage local,
  • en gérant des méta données associées aux fichiers, très utilisé sur les photos (coordonnées GPS de la prise,...)
  • ...
Pourtant une alternative existe!
Elle consiste a centraliser le stockage, comme avec le Cloud, mais reprendre la main sur "la structure" de ces documents. C'est ce que permettent les Wikis
undefinedLe plus célèbre d'entre tous, Wikipedia, est mondial et a fêté ses 10ans en 2011. Curieusement les wikis sont peu utilisés en entreprises alors qu'ils sont adaptés a de nombreux cas d'usages de gestion collective de la documentation. Certainement parce que ce sont des formes avancés de structures collaboratives, donc qui demandent une conduite des changements et une volonté collective. Ces wikis permettent non plus a un utilisateur mais à toute l'entreprise de gérer ensemble son contenu. Exit le classement et la structure en fichiers. Ces wiki savent s'adapter à la forme native du contenu que vous manipulez.

Prenons l'exemple de fiches projets, vous définissez la structure exacte de vos fiches projets ce qui permet aussi de gérer des méta données en plus du texte non structuré mis en forme. Le résultat est que vos fiches sont à la fois des documents comme vous auriez pu les créer avec un traitement de texte, mais aussi un tableur quand vous les triez par maîtrise d'ouvrage ou par domaine. La navigation dans l'information entre tableau et texte est fluide et naturelle... et tout est stocké ensemble.

Les cas d'usages les plus pertinents en entreprise sont la gestion collective de contenus, la gestion de la connaissance et mais aussi les documents très structurés et rédigés à plusieurs. On les rencontrent dans les services de R&D mais aussi coté production avec le catalogue mondial en ligne multilingue et participatif de la documentation technique des pièces détachées d'un grand équipementier automobile, ou chez Meetic, la base de connaissances interne à destination des employés du service client.
Les wikis sont peut être apparus trop tôt il y a 10ans, mais maintenant que l'entreprise collaborative se développe avec les réseaux sociaux, c'est une brique du SI collaboratif qu'il est temps de revisiter.

Les français ont d'ailleurs la chance d'avoir Xwiki SAS l'éditeur de référence des solutions open source d'organisation de l'information (XWiki Enterprise). Alors ne ratez pas leur petit-déjeuner autour de la gestion documentaire et du support client : "Mieux gérer son support client et sa documentation grâce à XWiki" le 24 septembre 2012 matin.
Et revenez en avec des idées pour mettre un peu de Wiki dans votre collaboration d'entreprise, elle en a certainement besoin.

mardi 4 septembre 2012

DSI de Facebook, un poste avancé de la transformation des DSI

DSI de Facebook, un poste avancé de la transformation des DSI


Cet été GreenSI a publié deux billets sur la transformation de la DSI sur 4 fronts: clients, utilisateurs, usine à services et métiers. J'ai ensuite eu la chance de faire partie d'un groupe de travail qui visité plusieurs sociétés de la Silicon Valley dont Facebook à Menlo Park, où j'ai pu constater que la transformation y était bien avancée.

Une "petite" DSI de l'ordre de 70 internes, dirigée par Timothy Campos, pour 4.000 employés et un chiffre d'affaire trimestriel autour du milliard de dollars. Une société récente créé en 2004 et qui a donc connue une forte croissance, certainement pas étrangère au fait qu'il fallait faire différemment.

Sur le front des métiers
Le profil de Tim est déjà un signe. Après un diplôme d'ingénieur obtenu sur le campus de l'Université de Californie à Berkeley, il occupe des postes de CIO dans plusieurs sociétés. Vers 35 ans il est le plus jeune CIO d'une société du Fortune 500 (KLA-Tencor). Après cette étape il est de retour sur les bans sur campus, le soir et le week-end, pour y décrocher un master en business (Berkeley-Columbia Executive MBA) et devient en sortant CIO de Facebook en 2010. Et sans surprise il voit le rôle d'un CIO devenir beaucoup plus orienté business en étroit partenariat avec le patron des opérations (Chief Operating Officer) auquel il amène la maîtrise de la technologie. Et du haut de ses 39 ans, chez Facebook on est déjà "un sage"...

Sur le front de l'usine à services
Une technologie qui avec le Cloud permet à Facebook d'avoir des opérations mondiales et de se concentrer sur ses besoins, forcément spécifiques quand on invente son industrie. Et pourtant cela n'empêche pas d'embrasser le Cloud. Lors de Dreamforce 2011, Tim avait été invité par Salesforce pour dire tout le bien qu'il pensait de cette solution en SaaS qu'ils utilisent. Et surtout de la plateforme Force.com qui permet de développer ses applications dans le Cloud.
Aujourd'hui plus de 70% des services applicatifs de la DSI sont dans le Cloud, ça balaye l'idée que le Cloud ne concernera que quelques applications à terme.
Quand on a un modèle unique et que vous êtes hors normes, ne cherchez pas le progiciel intégré et n'attendez pas vos fournisseurs. Il faut savoir sortir de sa tour d'ivoire et aller à la rencontre de startups et de nouvelles idées. Ainsi le CIO de Facebook, avec d'autres CIO, sont au conseil d'administration de plusieurs startups de la vallée qu'ils accompagnent avec leur double vision technologique et marché. Et dans le cas de Facebook avec la jeune société Delphix, une technologie de virtualisation de base de données essentielle pour le Cloud, c'est aussi l'opportunité d'être aux prémisses d'un produit et de l'orienter en fonction de ses besoins.

Sur le front des utilisateurs
Le maître mot est le choix. Étrange dans un monde de DSI où on ne jure que par la standardisation. Mais voilà, quand plus de la moitié des employés sont sur Mac et l'autre sur PC, et qu'on a aucune envie de les voir partir, on n'en est plus à vouloir imposer le standard BlackBerry par rapport à l'iPhone ou à Nokia. Choisissez le vous même! Le BYOD est presque tué dans l'oeuf puisque l'entreprise vous fourni le terminal avec le lequel vous êtes le plus productif.
Et la DSI va même vous aider avec des distributeurs de "consommables" informatiques placés dans les étages. Le prix est affiché, mais personne ne paye, cela permet de sensibiliser les utilisateurs sur le coût pour l'entreprise.

Il semble aussi inconcevable pour Tim de... bloquer Facebook en interne!
Et pourtant certaines DSI se reconnaissent. Au contraire il fait développer des applications de collaboration, qui s'intègrent à la plateforme grâce a ses API, qui permettent aux employés d'être plus efficaces. Le modèle de l'entreprise qui utilise au quotidien les outils sociaux est aussi en train d'émerger... et la DSI est leader.

Sur le front des clients
Le positionnement fort avec le métier et la recherche permanente de l'innovation, quitte à aller la chercher très en amont, est clairement une posture qui permet de faire de la plateforme Facebook pour les internautes (réseau social), pour les marketeurs (back office de gestion des publicités) et pour les développeurs (fournitures des API), une plateforme d'avant garde. Et la DSI y a visiblement un rôle à y jouer.


En conclusion GreenSI se gardera de généraliser tant les conditions peuvent être particulières dans la Silicon Valley. Il n'y a donc certainement pas de modèle unique, mais il semble que la transformation sur les 4 fronts est une réalité perceptible avec de petites choses comme ce distributeur, mais qui cache de vrais ruptures dans la posture de la DSI et pour son rôle dans l'entreprise.
Alors rencontrez vos pairs (les réseaux sociaux c'est aussi fait pour ça) et ouvrez l'oeuil autour de vous, tout se transforme!